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ACUERDO N° 1491/71

En la ciudad de Rawson, Capital de la Provincia del Chubut, a los dieciséis días del mes de Febrero del año mil novecientos setenta y uno, reunidos en acuerdo el Superior Tribunal de Justicia, con la presidencia de su titular doctor Norberto Luis BIANCO y asistencia de los señores Ministros doctores Julio Argentino RUIZ y Manuel Alberto GARASINO, y VISTO:

Lo dispuesto por el artículo 2° de la Ley 760; lo resuelto en el punto x) del Acta Administrativa N° 73/70, y lo solicitado por los titulares de los Juzgados en lo Criminal y Correccional y Civil y Comercial N° 1 de la Circunscripción Judicial del Sud con asiento en la ciudad de Comodoro Rivadavia, doctores Ramón Antonio MONGE y Leónidas CABRAL de la COLINA en las visitas de inspección efectuadas por este Tribunal del día 10 de septiembre de 1970, con referencia a al instalación y funcionamiento del Archivo General de la Circunscripción Judicial del Sud, de una Biblioteca común y de una Oficina destinada a la tramitación de la actividad contable inherente a todas las dependencias judiciales de dicha Circunscripción; y

CONSIDERANDO:

Que las tres iniciativas mencionadas no sólo están encuadradas dentro de las disposiciones legales vigentes sino que hacen al mejoramiento de la administración de justicia, al facilitar parte de las tareas administrativas que en razón de sus funciones tienen a su cargo los magistrados de la citada Circunscripción:

Por ello, el Superior Tribunal de Justicia, en ejercicio de las facultades que le confieren los arts. 170 inc. c) de la Constitución de la Provincia, arts. 78°, 84° y 85° la Ley N° 37 y 3 de la Ley 760;

RESUELVE:

1°) Poner en funcionamiento a partir del 1° de Marzo de 1971 en la Circunscripción Judicial del Sud con asiento en Comodoro Rivadavia, los siguientes organismos para el servicio de dicha Circunscripción.
a) El Archivo General, que tendrá por objeto la recepción, conservación y tramitación de los expedientes judiciales, protocolos notariales y libros de resoluciones judiciales correspondientes a los distintos juzgados de esa Circunscripción Judicial y cuyo archivo o custodia como paralizados, haya sido ordenada por los señores Jueces Letrados con asiento en la misma. El funcionamiento y organización de dicho Archivo General se ajustará a la reglamentación que obra como Anexo del presente, formando parte de este Acuerdo;
b) La Biblioteca única con destino a la recepción, conservación y distribución de las obras, tratados y periódicos jurídicos. Dicha biblioteca se formará con los volúmenes actualmente existentes en los distintos Juzgados Letrados pertenecientes a esa Circunscripción Judicial del Sud y los que en el futuro se remitieran o recibieran en dicha sede. Su funcionamiento y organización se ajustará al Reglamento de funcionamiento a dictarse por el señor Juez Letrado a quien se asigna superintendencia superintendencia sobre dicha biblioteca por el presente Acuerdo;
c) La Oficina Contable de la Circunscripción, destinada a atender los requerimientos del respectivo servicio contable de los Juzgados Letrados de la Circunscripción Judicial del Sud. Su funcionamiento se ajustará a las instrucciones que en tal sentido imparta la Contaduría de este Superior Tribunal de Justicia, sin perjuicio de la organización interna que se disponga por el señor Juez Letrado a quien se asigna superintendencia sobre tal oficina por el presente Acuerdo.

2°) El Juzgado Letrado de Primera Instancia en lo Laboral de esa Circunscripción Judicial del Sud con asiento en Comodoro Rivadavia, ejercerá la superintendencia directa de los organismos que se crean por el artículo anterior, sin perjuicio de la que con carácter general corresponde a este Superior Tribunal de Justicia.

3°) Aféctese al cumplimiento de las tareas establecidas en los organismos creados por el artículo 1° de éste Acuerdo a los siguientes agentes: Relator de 1ª. Amalia Carolina LANDOLFI de LIÑIEIRO, actualmente afectada al Juzgado Civil y Comercial N° 1, Sub-Relator de 1ª. Marta de LAS CASAS; actualmente afectada al Juzgado Criminal y Correccional; Relator de 4ª. Beatriz R. VERDEAL de LLANOS; actualmente afectada al Juzgado en lo Laboral, Sub-Relator de 1ª. Héctor Hugo PEÑA, actualmente afectado al Juzgado en lo Laboral.

4°) Para el funcionamiento de las tareas a cumplir por los organismos precitados, destínase los locales actualmente ocupados por los archivos y depósitos de los Juzgados Civil y Comercial Nros. 1 y 2 y Criminal y Correccional de dicha jurisdicción, sitos en el subsuelo y planta baja del edificio donde funcionan actualmente dichos Juzgados, sin perjuicio de las modificaciones que este Cuerpo considere adecuadas para el futuro, quedando a criterio del señor Juez, que ejerce la superintendencia en virtud de lo señalado en el artículo 2°), la distribución y destino a dar en cada caso a dichos locales.

5°) El señor Juez Letrado a quien se atribuye la superintendencia de la biblioteca que se crea, deberá elevar en el término de sesenta (60) días de notificado, un anteproyecto de Reglamento del funcionamiento de la misma. La Secretaria de Superintendencia y Administración en el mismo plazo elevará a éste Cuerpo las instrucciones para el funcionamiento de la Oficina Contable, a que se hace referencia en el Punto 1°), inc. c) de ésta Acordada.

6°) Regístrese, extráiganse copias, comuníquese y archívese.

Con lo que se dio por terminado el Acuerdo firmando los Sres. Ministros del Superior Tribunal de Justicia de conformidad, por ante mi que doy fe.

ANEXO

REGLAMENTACION DE FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA CIRCUNSCRIPCION JUDICIAL DEL SUD

Artículo 1°) El Archivo General de la Circunscripción Judicial del Sud estará a cargo, sin perjuicio de la superintendencia que corresponda al Superior Tribunal de Justicia, del Juzgado Letrado en lo Laboral, ejerciendo su dirección como Jefe del mismo el Secretario de dicho Juzgado, quien podrá afectar el personal que sea necesario para su correcto desenvolvimiento.

Artículo 2°) La remisión a archivo se efectuará de la siguiente manera:
a) En los primeros cinco (5) meses de cada año los Secretarios de los Juzgados Letrados remitirán al archivo los expedientes terminados durante el año anterior y los paralizados por más de un año en los que así se haya dispuesto con conocimiento de las partes. Se acompañará al efecto lista por duplicado, determinando; carátula, Juzgado, Secretaría, año de iniciación y fojas de cada expediente. Los originales de estas listas serán reservados para constancia de entrada al archivo, formándose tomos; los duplicados, firmados por el Jefe de Archivo, volverán al Juzgado de origen.
b) Durante los meses de febrero y marzo de cada año los Escribanos de Registro integrarán al Archivo sus protocolos, con excepción de los correspondientes a los últimos cinco (5) años, con sendos índices alfabéticos por otorgante y aceptante, expresando número de folios y naturaleza de los actos que contenga.
c) Al finalizar los Libros de Resoluciones de los Juzgados Letrados, el Secretario pondrá constancia de la fecha de clausura y número de folios, suscribiéndolo con el Juez. Con el índice correspondiente, lo remitirá a archivo. Los Juzgados podrán conservar en sus oficinas los Libros de Resoluciones hasta en plazo de tres (3) años.

Artículo 3°) Los expedientes que se remitan al archivo, aún en calidad de paralizados, y que no tuvieran certificación del actuario de que no se adeuda sellado, ni constancia en su caso de haber comunicado a la oficina fiscalizadora, se recibirán provisoriamente y calculado el sellado, serán devueltos al Juzgado de origen a efectos de su percepción o de lo contrario para comunicar la deuda a la oficina fiscalizadora. Hecho ello, volverá al archivo en forma definitiva.

Artículo 4°) Para el caso de Escribanos de Registro que no remitieran sus protocolos en el plazo establecido en el artículo 2°), inc. b) de ésta Reglamentación, se procederá conforme disponen los artículos 56° y 72° y concordantes de la Ley 70. Los Secretarios serán responsables de la remisión en las épocas designadas, de los expedientes que correspondan y libros de resoluciones judiciales, considerándose falta grave el incumplimiento de los dispuesto precedentemente. Será autoridad de aplicación de las sanciones previstas anteriormente, el Superior Tribunal de Justicia a requerimiento del Jefe de Archivo.

Artículo 5°) La organización del archivo se hará en cuatro secciones:
a) PROTOCOLOS: Los tomos contendrán en el lomo el número de registro, nombre del titular y adscripto si lo hubiese, año a que corresponden y número de folios que contiene cada tomo, cuando hubiere más de uno por año.
b) EXPEDIENTES TERMINADOS: Se archivarán en sectores separados de acuerdo al fuero de los Juzgados de que provengan, dándoseles un número de registro, que será el que le corresponda por orden de entrada al archivo, acondicionándose en paquetes de diez expedientes, con indicación de registro de los expedientes que contengan.
c) EXPEDIENTES PARALIZADOS: Se archivarán y organizarán en la misma forma que los terminados. En estas dos últimas secciones se llevará un fichero de expedientes por índice alfabético de partes o imputados según corresponda; debiendo repetirse la ficha tantas veces cuantos partes o imputados contenga la causa. Las fichas expresarán Juzgado, Secretaría, carátula, año del archivo y en su parte superior, y en forma destacada, nombre del actor o imputado y número de registro.
d) LIBRO DE RESOLUCIONES: Se archivarán por Juzgado y Secretaría, conservando el orden cronológico.

Artículo 6°) Destrucción de expedientes:
A) PLAZOS: Declárase obligatoria la destrucción de expedientes archivados o paralizados de acuerdo con los siguientes plazos:
a) EN LO CRIMINAL.
1 - A los diez (10) años si se hubiera decretado absolución, sobreseimiento definitivo o desestimación de la querella o denuncia, o si hubiere sobrevenido la muerte del procesado;
2 - Diez (10) años después de cumplidas las sentencias en las causas terminadas por condena, no debiendo ser destruidas antes de los veinte años de terminado el juicio.
3 - Noventa (90) años a contar desde la fecha del nacimiento del condenado en caso de condena a prisión o reclusión perpetuas o por tiempo indeterminado, debiendo previamente requerirse informe a la dirección general de establecimientos penales sobre la subsistencia de aquél;
4 - Un año después de operada la prescripción de la acción en las causas paralizadas o con autores ignorados, no debiendo ser destruidas antes de los diez (10) años de la última actuación;
b) EN LO CORRECCIONAL, a los diez (10) años;
c) EN LO CIVIL Y COMERCIAL.
1 - A los diez (10) años las causas tramitadas ante la Justicia Letrada, con excepción de los casos previstos en el inciso siguiente;
2 - A los cinco (5) años los juicios de alimentos, informaciones sumarias, inscripciones de nacimientos, rectificaciones de nombres, matrículas de martilleros, autorizaciones, expedientes análogos y aquellos en los que el escrito inicial ha sido rechazado “in limine” o en los que el trámite se ha paralizado luego de la demanda o la contestación.
d) EN LO LABORAL, a los diez (10) años;
e) EN LOS EXPEDIENTES DE JUSTICIA DE PAZ, a los cinco (5) años. Con excepción de los fijados en el inc. a), apartados 2, 3 y 4, los plazos se contarán a partir de la fecha del auto que ordena la remisión de las actuaciones al archivo. En los expedientes que se encuentren en esa dependencia con anterioridad a la vigencia de este Reglamento, los plazos se contarán desde la última actuación.

B) EXPEDIENTES QUE NO SE DESTRUYEN: Se excluyen en forma absoluta de lo dispuesto en el artículo anterior, las quiebras, convocatorias de acreedores, concursos civiles, expropiaciones, ausencias con presunción de fallecimiento, declaraciones de muerte en los términos del art. 108° del Código Civil, los juicios sucesorios, los referentes al estado y capacidad de las personas, los que resuelvan cuestiones de familia o derechos reales, aquellos en los que hubiera afectado un bien inmueble, los referentes a delitos contra el estado civil, falsificación de sellos, timbres, marcas y documentos en general, los que deban ser conservados por orden del Juez de la causa o a juicio del jefe del archivo, los que en forma individual soliciten los archivos históricos de la Nación o de la Provincia y los que soliciten las partes interesadas, cuando el pedido sea resuelto favorablemente.

C) CAUSAS PENALES PARALIZADAS: Antes de procederse a la destrucción de las causas penales paralizadas en cumplimiento de orden judicial, el archivo las devolverá al Juzgado a fin de que se pronuncie sobre la prescripción de la acción, libre el correspondiente oficio a la Policía y cumpla con lo dispuesto en la Ley N° 11.752. El expediente será destruido luego de efectuadas dichas comunicaciones.

Las causas penales paralizadas que se encuentren en el archivo, sin el referido decreto judicial por haber ingresado al mismo antes de la vigencia de éste Reglamento, serán remitidas al Juzgado a los mismos efectos a medida que se vayan cumpliendo los plazos previstos en el art. 6°, inc. a), apartado 4).

D) CAUSAS CON SOBRESEIMIENTO PROVISORIO: Cuando haya un expediente con sobreseimiento provisorio en condiciones de ser destruido, el archivo lo remitirá al Juzgado para que de oficio lo convierta en definitivo y practique las comunicaciones a que se refiere el artículo anterior, luego de las cuales, el expediente será destruido.

Artículo 7°) Previamente a la destrucción de los expedientes se labrará el acta correspondiente en un “Libro de Incineraciones” que llevará la dirección del archivo, sacándose copia de la misma para su elevación al Superior Tribunal de Justicia, donde serán archivadas en legajos separados. En el acta se hará constar la nómina de los expedientes incinerados, el día y la hora del acto, firmada por el jefe de archivo y el Juez de Primera Instancia a cargo de su supervisión. La destrucción de cada expediente se hará constar en la ficha pertinente. También, y con una anterioridad de sesenta (60) días, se hará conocer mediante la publicación de edictos en el Boletín Oficial y en un diario local durante cinco (5) días a las autoridades de los distintos organismos históricos, jurídicos y económicos que en cumplimiento de normas generales vigentes serán destruidos expedientes judiciales. Si transcurridos sesenta días desde la publicación edictal los organismos premencionados no hubiesen seleccionado los expedientes que se pretende reservar, se dispondrá la destrucción sin más trámite.

Artículo 8°) Las partes podrán pedir que de los expedientes separados para ser destruidos se desglosen títulos de propiedad, libretas de enrolamiento, cédulas de identidad, pasaportes y certificado o testimonios de partidas extranjeras. Los interesados podrán pedir siempre copia a su costa de todo o parte del expediente a destruirse con excepción de las causas penales o que versen sobre delitos contra la honestidad, aborto, y profilaxis antivenérea. Los pedidos serán resueltos por el jefe del archivo. Los desgloses se asentarán en un libro especial donde constarán los instrumentos desglosados y el nombre, número de documento de identidad y domicilio de la parte a la que fueron entregados, la que deberá firmar el asiento respectivo junto con el jefe del archivo.

Artículo 9°) Las partes interesadas en la conservación de expedientes separados para su destrucción deberán solicitarlo al jefe del archivo dentro del mes siguiente a la publicación en el Boletín Oficial, expresando las causas que fundamentan su pedido. Igual solicitud podrán formular entidades científicas, de estudios jurídicos o de investigación histórica. Los pedidos serán resueltos por el jefe del archivo.

La conservación del expediente será obligatoria cuando se la solicitare por ser de interés histórico o cultural, en cuyo caso su destino será el que disponga el presidente del Superior Tribunal de Justicia. Podrán entregarse expedientes únicamente a museos o centros de investigación y bibliotecas públicas.

Artículo 10°) El archivo tendrá el mismo horario de atención al público que los Juzgados Letrados, durante éste horario los documentos archivados podrán ser examinados libremente por magistrados y funcionarios judiciales, debiendo los demás interesados solicitar la pieza archivada en papel sellado del valor que determine la ley impositiva vigente. El jefe del archivo deberá otorgar a los remitentes recibo o constancia de todo documento, expediente, libro o protocolo que recibiere. Cuando observare deficiencias o irregularidades de cualquier índole en dicha documentación al momento de su presentación, no lo recibirá hasta que fuere subsanada; si se advierten con posterioridad, se hará saber al Juez de Primera Instancia a cargo de la supervisión del archivo.

Artículo 11°) Los documentos archivados no podrán ser extraídos del archivo sino por orden escrita del Juez competente y bajo recibo, debiendo en todos los casos ser restituidos sin demora alguna cuando desaparezca la causa que motivó su extracción. Los encargados de archivo expedirán por orden judicial testimonios y certificados de las piezas archivadas, así como copias fotográficas a costa del que las solicitare. Dichas constancias serán suscriptas por el Secretario a cargo del archivo.

Artículo 12°) Los expedientes que a la fecha de vigencia de este Reglamento se encuentren archivadas o paralizados en los distintos Juzgados de Primera Instancia serán recibidos por el archivo sin exigirse el cumplimiento de los requisitos señalados en los arts. 2°) inc. a) y 3°), acompañados de listados con mención de carátula, número de expediente y fojas que contengan, devolviéndose firmado el duplicado como control de recibo de expediente. Posteriormente y en un plazo que no excediera de sesenta (60) días deberá hacerse en el archivo un control de los mismos a fin de expurgar los que deban ser destruídos.



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